Home Office e seu impacto na gestão das informações

O trabalho remoto ou home office aos poucos já vinha ganhando espaço em algumas empresas, adquirindo uma posição de tendência no mercado de trabalho mundial.

A modalidade chamou a atenção, principalmente, entre as companhias com visão mais inovadora e com maior preocupação com a qualidade de vida e bem-estar dos seus funcionários.

Mais comum em setores ligados à tecnologia e outros trabalhos intelectuais, possibilita mais qualidade de vida nas grandes cidades, nas quais o cidadão sofre bastante com o trânsito, além do tempo gasto com os deslocamentos.

Agora, com a pandemia da COVID-19, o trabalho em casa tornou-se quase que compulsório para muitas atividades, mesmo nas empresas que nunca cogitaram a possibilidade. Percebe-se que a inusitada situação provocada pela pandemia será responsável por novos hábitos e rotinas no ambiente corporativo.

Apesar de estar acontecendo de forma temporária, a princípio, é bem provável que a implantação de home office cresça cerca de 30% após o fim da pandemia, conforme opinião do professor da Fundação Getúlio Vargas (FGV), André Miceli. Ele e outros especialistas acreditam ser “um caminho sem volta”.

Entretanto, o trabalho remoto também traz inúmeros desafios aos gestores. Vejamos os riscos e benefícios do home office para as empresas:

Assim como tudo na vida o trabalho remoto tem seus prós e contras para a empresa e também para equipe. Felizmente, em algumas atividades, os benefícios são maiores que as desvantagens, mas é preciso sempre estar atento aos riscos.

Principais riscos do trabalho remoto para as empresas:

  • Perda do contato direto com o trabalhador;
  • Perda de qualidade nas relações humanas, com diminuição do contato presencial;
  • Queda na produtividade, quando não há controle adequado por parte da gestão;
  • Maior exposição aos ataques e invasões de hackers maliciosos pela dificuldade de manter todos os equipamentos dos colaboradores com todas as travas de segurança;
  • Problemas com vazamento de informações;
  • Situações de assédio moral, como a exigência de maior produtividade;
  • Exposição aos riscos trabalhistas.

Principais benefícios do trabalho em home office:

  • Redução de despesas com transporte para os funcionários;
  • Equipe mais independente e, consequentemente, mais criativa;
  • Aumento do bem-estar e produtividade da equipe, já que os funcionários não precisam enfrentar o trânsito e transporte público para se locomover;
  • Redução de custos com infraestrutura para abrigar os funcionários;
  • Otimização das atividades realizadas;
  • Diminuição da ocorrência de atrasos, quando a equipe está coesa e possui ferramentas apropriadas para comunicação durante o período laboral
  • Aumento no controle de atividades, por meio de ferramentas específicas;
  • Redução da taxa de turnover e maior retenção de talentos;
  • Contratação de profissionais especializados sem a preocupação com sua residênica
  • Redução na taxa de absenteísmo, devido fatores externos como trânsito, greves, etc.

Proteção de dados integrada à cultura da empresa

Normalmente as empresas adotam rigorosas políticas de segurança digital para fortalecer a integridade das informações corporativas, evitando invasão em seus sistemas e o ataque de hackers.

Com a adoção em massa dos sistemas e ambientes de trabalho em nuvem o acesso às informações da empresa é efetuado de qualquer lugar e horário. Entretanto, o cuidado com a proteção de dados deve ser redobrando, sem considerar as inúmeras iscas digitais que tornam os equipamentos vulneráveis a vírus e invasões diariamente.

É importante ampliar essa rede de proteção das informações fora da empresa, integrando ou autorizando os dispositivos móveis e equipamentos que serão usados no home office . Preferencialmente a empresa deve fornecer equipamentos próprios para a atividade remota, já configurados com todos os dispositivos de segurança.

Os equipamentos usados para o trabalho remoto devem possuir os mesmos softwares e travas de segurança usados dentro da empresa. Alguns sistemas podem ter controles internos de horário de acesso, outros podem ser habilitados apenas em dispositivos específicos.

A cultura de proteção individual e corporativa de dados deve ser redobrada e toda equipe deve ter ciência de que pequenos cuidados protegerão não só as informações usadas em seu trabalho como sua própria privacidade.

Também é importante dar atenção ao ambiente remoto de trabalho, uma vez que o funcionário precisa de condições ergonômicas em seu ambiente de trabalho remoto.

Apesar de ter reconhecido oficialmente o regime de trabalho home office na CLT, em 2017, não atribuiu à empresa responsabilidade exclusiva por fornecer equipamentos e/ou arcar com os custos da infraestrutura necessária para o trabalho e cada funcionário. Ou seja, o fornecimento ou não de equipamentos e outros itens necessários para o trabalho remoto deve ser uma negociação entre empresa e funcionário.

Independentemente de quem será a responsabilidade pela infraestrutura e os equipamentos de trabalho é fundamental que a empresa oriente seus funcionários em relação à ergonomia.

Veja alguns exemplos do que é importante passar para os funcionários:

  • Ter um espaço exclusivo para montar a estação de trabalho, em cômodo independente, de preferência;
  • Ter atenção à iluminação e à ventilação;
  • Optar por uma mobília que favoreça a ergonomia (verificar altura da mesa e tipo da cadeira) e facilite a organização (utilizar pastas e organizadores, se necessário);
  • Instalar computador, impressora e telefone adequadamente;
  • Ter acesso às ferramentas disponibilizadas pela empresa e usá-las adequadamente visando compartilhar as informações com seus gestores;
  • Não abusar da flexibilidade de horários, procurando adequar rotina para o horário comercial ou de expediente;
  • Respeitar os horários de alimentação e disponibilidade ao trabalho;

E na sua empresa, o trabalho em home office ainda é um grande desafio?

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