A informação deve estar disponível aos tomadores de decisão e aos funcionários da corretora de seguros sempre que necessário, de forma rápida e confiável. Para que isso ocorra, a empresa necessita de um sistema de gestão da informação que facilite seus processos de armazenamento de dados, relatórios e documentos.
Não dá pra falar em gestão de informação sem um software adequado, pois, com a correria do dia-a-dia e o crescente número de dados gerados nas atividades de corretagem de seguros, fica inviável o armazenamento não procedimental em redes locais ou até mesmo em papel. Nas horas cruciais para o negócio como tomada de decisões ou vendas, a corretora que não tem dados confiáveis e fáceis de serem recuperados fica para trás.
Um sistema adequado de gestão da informação e processos deverá auxiliar na administração da empresa de acordo com seu foco de negócio. Em empresas de serviços, como corretoras de seguros, a adoção de uma ferramenta de gestão deve auxiliar no atendimento e prospecção de novos clientes. Geralmente, os contratantes de serviços esperam explicações rápidas e objetivas sobre o andamento do serviço, além de históricos anteriores e informações sobre a execução.
4 BONS MOTIVOS PARA ADOTAR UM SISTEMA DE GESTÃO PARA SUA CORRETORA DE SEGUROS
Vejamos quais os impactos benéficos diretos de uma ferramenta de gestão de informações e processos, segundo o estudo Gestão Da Informação Em Micro E Pequenas Empresas: Um Estudo Do Arranjo Produtivo Local De Confecção Do Vestuário De Jaraguá-GO (2012), de Lívia Ferreira de Carvalho.
#1 Minimizar riscos
Um bom sistema de gestão da informação garante o armazenamento confiável das informações de modo que as mesmas possam ser buscadas com facilidade. Ao invés de deixar os funcionários anotarem e arquivarem informações aleatoriamente, eles deverão seguir um procedimento e armazená-las no mesmo local.
De acordo com o estudo citado, “o gerenciamento de riscos é a primeira e mais antiga maneira de competitividade por meio da informação. As organizações precisam gerenciar as informações a respeito de economia, marketing, legislações e riscos operacionais para responder às novas demandas que possam surgir”.
#2 Redução de custos
Mesmo que, num primeiro momento, a empresa gaste dinheiro com a implantação do sistema e tempo dos funcionários com o treinamento, este custo será compensado em breve. Quando as pessoas têm procedimentos a seguir, elas ganham tempo e têm menos trabalho para executar suas tarefas.
Além do ganho de agilidade, a empresa gasta menos com armazenamentos paralelos e pode até mesmo, liberar espaço físico.
Conforme o referido estudo¹ Gestão Da Informação Em Micro E Pequenas Empresas (…), o uso da gestão da informação traz “a possibilidade de redução de custos através do aprimoramento dos processos e operações da organização. A ênfase aqui está na redução dos custos totais dos processos de negócio, eliminando atividades desnecessárias e desperdícios, e na automatização dos processos de melhoria”.
#3 Adição de valor
Com uma ferramenta de gestão, a empresa agrega valor a seus serviços ou produtos. Imagine uma empresa cuja principal fonte de receita é o fechamento de novos contratos de serviço. Os vendedores ou analistas comerciais precisam de informações organizadas para orçar o serviço, armazenar contratos, cadastrar clientes e prospects, consultar históricos, avaliar demandas. Com dados relevantes organizados, o atendimento desta empresa certamente será diferenciado dos demais.
Veja o que diz o estudo da doutoranda Livia: “a terceira forma de uso da informação para a competitividade se dá por meio dos produtos e serviços oferecidos ao consumidor. A adição de valor está relacionada com a capacidade de uma organização obter informações a respeito de seus consumidores, suas preferências, sugestões, reclamações, enfim, informações que possam ser utilizadas para desenvolver produtos e serviços com alto valor agregado, com o objetivo de garantir a fidelidade desses clientes”.
#4 Flexibilidade e mobilidade
Este motivo não está presente no estudo citado, mas é muito importante considerar ao se contratar um software de gestão online (muito comum nos dias de hoje e, geralmente, com custos mais viáveis para as empresas). A flexibilidade e mobilidade do trabalho se devem ao fato de que os gestores desta empresa (ou vendedores, analistas etc.) possam acessar o sistema de qualquer lugar.
Deste modo, se um vendedor está em visita a um cliente ou se a empresa possui um pequeno escritório em outra localidade, o sistema pode ser acessado remotamente sem nenhum problema.
Por fim, mesmo que a empresa seja pequena, é possível implantar um sistema adequado às suas necessidades e viável para seu orçamento. Para ver mais dicas neste sentido, leia GESTÃO DA INFORMAÇÃO NAS CORRETORAS DE SEGUROS: OS OBSTÁCULOS E COMO ENFRENTÁ-LOS.
Fontes:
¹Gestão Da Informação Em Micro E Pequenas Empresas: Um Estudo Do Arranjo Produtivo Local De Confecção Do Vestuário De Jaraguá-GO
Disponível aqui.
Leia também: 7 lições de filmes que se aplicam ao mundo dos negócios.
